档案收集整理

一、收集

1.1.什么是档案的收集

按照有关的规定，有计划地将分散在各个机关、各个部门和个人手中的档案，以及散失在国内外的历史档案，分别集中到机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案的集中统一管理。

 

 

 

1.2.档案收集工作的要求

1.档案门类要齐全

★门类齐全是指档案室应保存有各种类型的档案。

★搞好调查，及时掌握档案形成情况，重视纸质载体以外其它形式的档案，有针对性地收集。

2.档案要有系统性

★即档案室的档案要具有内在的联系，一个档案室的档案应成为一个完整的、不可分割整体。

★室藏档案能够从内容上、时间上和空间上全面、连续、立体地反映本机关的发展历史。

3.档案应体现本档案室的特点

★即根据档案室属性来确定档案收集的范围，以反映本单位活动的档案为主要收集对象。

4.室藏档案应具有一定的数量和较高的质量

★有了一定的数量，才能有丰富的馆藏。室内档案尽量减少重复。

★规范性：文件和案卷的载体材料、书写材料、体例格式、整理等符合国家或者地方的标准和要求。

 

1.3.归档工作的组织管理

1.归档的具体含义：

★办理完毕的文件

★具有考查保存价值的文件

★经过序化整理（以卷为单位、以件为单位）

★文书/业务部门整理归档

★是一项制度

归档：将办理完毕的，具有查考利用价值的文件规范整理后，移交给档案部门保存的过程。

2.主持部门——档案部门（档案室）的职责

★制定归档制度：制定归档范围和保管期限表

提出归档文件整理要求

选择整理方式

★进行整理培训和指导

★接收各部门移交的档案

3.责任部门——文书/业务部门的职责

★正确界定办理完毕的文件

★筛选具有查考价值的文件

★按档案部门的要求进行序化整理（以卷为单位、以件为单位）

★按期向档案部门移交

 

1.4.归档制度

1.归档范围

★反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值。

★机关工作活动中形成的，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

★本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

★应归档电子文件的元数据；文件发文稿纸、文件处理单。

2.归档时间

★随时（手工归档、电子归档）

★定期：第二年的上半年

3.归档要求

★遵循文件的形成规律

★保持文件间的有机联系

★区分不同价值

★便于保管和利用

 

二、档案的整理

2.1.档案整理的任务

1.档案的系统整理。

2.档案存放环境的组织。

档案整理的目的：提高档案的有序化和条理化程度。

 

 

2.2.档案整理的原则

1.遵循文件的形成规律。

2.保持文件之间的有机联系。

3.区分不同价值。

4.便于保管和利用。

 

2.3.以全宗为原则整理档案

1.全宗：一个独立的机关或人物在社会活动中形成的档案有机整体

2.档单位: 立档单位是指形成全宗的机关或个人。

3.全宗的编号: 全宗号就是馆藏每一全宗的代号。

4.全宗卷:全宗卷是档案馆室在管理全宗档案的过程中，将能够说明全宗情况的各种材料单独组织起来的一个专门案卷。

 

2.4.以类别为基础整理档案

1.年度分类法

2.组织机构分类法

3.问题分类法