档案管理系统

1、电子档案管理系统（单机版）
 

产品介绍：
电子档案管理系统（单机版）是一款专门为机关、团体、企业事业单位及其他各类组织设计的档案管理软件。该系统提供了一系列功能，旨在帮助档案管理工作者高效完成日常的档案录入、修改、挂接、查询、借阅登记、报表打印及统计等业务任务。
 

核心功能：
档案录入与修改：系统支持手动录入档案信息或通过数据导入方式批量添加档案记录，并允许对已录入的档案资料进行修改和更新。
档案挂接：用户可将电子文件与相应的纸质档案关联起来，实现不同形式档案的统一管理。
检索查询：提供强大的档案检索功能，用户可以根据关键词、分类、时间等多种条件快速查找所需档案。
借阅管理：系统提供完整的借阅登记与追踪功能，确保每一笔档案借阅都有详细记录，方便管理和追溯。
报表生成与打印：内置多种报表模板，用户可以便捷地生成和打印档案相关的报表和统计数据。
系统管理：包含用户管理、操作日志、数据备份与恢复等功能模块，保证系统的正常运行和数据的安全性。

 

产品特点

操作简便：友好的用户界面设计，使非专业用户也能轻松掌握各项操作。

安全可靠：系统提供了严密的安全机制，包括访问控制、操作日志记录和数据加密，确保档案信息的保密性和完整性。

效率提升：自动化的流程和搜索功能大幅度减少了手工操作的时间，提高了工作效率。

功能全面：覆盖了档案管理的各个方面，从档案的收集、存储到利用和保管，实现了档案生命周期的全面管理。

适用用户

政府机关、事业单位、央国企、等各类管档单位

 

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2、数字档案馆(室)一体化管理系统

 

1. 总体要求

档案管理系统功能实现应参照《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》及《数字档案馆（室）建设指南》设计要求、产品既应可以基于云端（公有云、私有云、政务云）运行，并为用户提供SAAS模式服务、也应可以基于局域网本部署的第三代数字档案云平台系统。

产品应采用最流行的互联网软件极简风格、并提供强大的自定义表单、工作流引擎、消息提醒、即时通讯服务、类EXCEL报表定义、AI及大数据分析等相关功能，来实现档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程管理。

产品应采用真正的SOA架构及分级授权管理机制以及支撑大流量、高并发的互联网基本属性，来满足横向的区域性用户群或纵向的行业性用户群档案既统一、又分级的管理需求。

作为云时代公认的发展方向，微服务架构更好的支持了将应用程序部署在云环境中，产品应支持创建不同的应用并利用软件平台提供的基础服务来分解成更小的、松散耦合的组件，让产品的升级与扩展变得更加容易。
微服务的基本思想在于考虑围绕着业务领域来创建应用，作为平台化的产品，应允许用户创建的应用可独立地进行开发、管理和加速。在分散的组件中使用微服务云架构和平台，使部署、管理和服务功能交付变得更加简单。

产品应支持大量的应用个性化后可得以进行模板化复用。

 

2. 产品设计目标

·应满足国家档案局各类数字档案馆室建设指南及《电子档案管理系统通用功能要求（GB/T39784-2021）》相关要求；

·应提供无代码及低代码模式实现用户个性化需求实现方式，提供基于云端的在线低代码编写功能，实现脱离软件厂商源代码亦可进行代码编写及实现用户个性化功能需求的目标；允许用户在实现个性化功能过程中，大大降低对厂商的依赖；

·应支持打造基于SOA架构 的SAAS云平台，可提供在线云档案服务，无须投入部署软件和硬件的成本，直接使用云端在线服务，申请后即可使用，应同时支持私有云方式部署及局域网模式部署；

·产品应采用微服务架构，让应用与产品平台服务更加松耦合，让产品升级更加方便，并建立基于J2EE平台的标准化、服务化、可扩展、多馆协同的云平台管理系统；

·应具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；

·应向档案利用者提供一站式、无缝集成的、快速准确的档案查询服务以及其他相关服务；

·所有的平台用户界面均应支持VUE框架，包括：登录界面、档案搜索界面、系统后台管理界面等各种界面。系统应允许用户通过常见的浏览器访问系统；

·应采用强大的自定义工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程；

·应支持与钉钉进行集成，可以直接使用钉钉机构和用户，同时可以将消息通过钉钉及时传达给用户，然后通过钉钉直接访问软件系统处理具体业务；

·应向用户提供丰富的在线应用商店，用户可以根据自身需求选择应用模板、表单模板或报表模板，以方便用户快速搭建本单位所需相关应用；

 

3. 产品设计原则
3.1. 面向服务的体系结构

系统的后台应基于服务设计，后台项目可用Maven进行管理，前台与后台服务交互、服务与服务间交互都是严格的通过REST服务方式获取，应使软件平台模块化、服务化与低耦合化。

3.2. 标准化

档案系统建设不仅仅局限于机构内部，应充分支持各下属单位之间的信息互连，实现信息互联必需遵守一定的规范、标准。在保持总体标准相对统一的前提下，亦允许各下属单位保留各自的档案管理特色及个性化要求。

3.3. 可扩展性

可扩展性原则不仅体现在系统底层架构的可扩展，还应体现在上层功能应用的可扩展及用户数据集业务对象的可扩展。档案系统设计应采用灵活的模板技术，实现代码、业务的共用性，无论用户所要管理的档案数据对象及相关的业务对象如何扩充或者变化，均可以在不需要任何二次开发的基础上，经过配置或设置后即可适应。

3.4. 先进性

产品应采用目前最新的技术研发而成。如先进的SAAS模式（即软件即服务）、VUE前端技术、elasticsearch全文检索技术、activiti工作流引擎技术、Flex技术，类EXCEL报表技术、低代码或无代码技术、可视化统计技术、AI及大数据分析技术等，并且可把各种技术融合在整个系统中。

3.5. 安全性

档案系统所处理的信息常常涉及单位机密，且不同应用人员在不同时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。因此，档案系统应支持归档后的四性检测及应实现全方位操作监控机器人功能。

 

4. 产品功能要求
4.1. 遵循各类建设《指南》要求研发

应符合第三代档案信息化管理系统特点，在研发过程中严格遵循国家档案局颁发的《数字档案室建设指南》、《数字档案馆建设指南》及《企业数字档案馆（室）建设指南》相关要求。并以《指南》要求为最低保障，力求在此基础上增强更多功能。

 

4.2. 按需搭建用户所需要的管理软件✱

产品应提供平台化的功能支撑，支持用户根据各自单位的实际情况，来完成所需管理软件系统的定义工作，包括支持用户定义所其需要的模块、表单、控件、按钮、工作流、需打印的报表、统计等所有的自定义工作，档案业务所需要的众多管理模块均可以实现自行搭建完成，如接收采集、借阅管理、长久保存等几乎所有档案专业功能。

 

4.3. 低代码或无代码实现客户个性化开发需求✱

公司应提供准确、完整、齐全的《开发者支持手册》，来确保产品可提供支持在线客开及离线客开的功能，即既可在云端指定地址提供在产品内的在线代码编辑器，也支持允许脱离产品环境进行离线的客开操作，并在产品中预留位置以便来显示个性化开发成果。本功能可以让用户在平台化配置的基础上，利用在产品中提供的代码编辑器内以少量的代码即可进一步满足定制开发需求，低代码开发方式让用户基本上摆脱了只要开发就必须依赖厂商的被动局面，来支持用户自己的开发人员即可使用产品中的代码编辑器完成个性化开发工作。

 

4.4. 以模板化来实现应用的快速搭建及实现定制开发后的快速复用✱

系统应支持将客户定制后的应用以模板方式保存下来，并允许用户在创建新的应用时，利用模板来实现应用的快速搭建，而无需从零开始新应用的搭建，同时，也可实现用户个化性定制后的模板的复用。

 

4.5. 应用商店功能✱

系统应提供云端的应用商店功能，来支持用户实现“以模板快速搭建新系统→以无代码或低代码方式实现个性化定制开发→以模板技术将定制开发成果快速模板化及模板的迭代升级→以应用商店来实现模板的无限复用”这一循环。系统允许将模板上传到云端指定的应用商店中，可供其它用户付费使用。产品提供的应用模板化应可彻底解决之前用户发现了同类用户很好的功能而自身产品无法实现的老大难问题，可允许用户轻松下载自己喜爱的模板并进行线下的安装使用。

 

4.6. 以微服务架构来实现产品的平台化✱

产品应支持微服务架构，让应用与服务尽可能地松耦合，彻底实现用户的个性化开发与产品自身无关，增加删除应用亦不会影响产品的运行，以保障用户轻松实现产品的升级，再不会因进行了大量个性化开发而导致产品无法升级。

 

4.7. 表单设计控件化✱

产品应提供丰富的表单设计控件库，方便用户使用控件来配置自身需要的各类字段，用户还可以在系统提供的丰富的控件库基础上，定义自己的常用控件库来快速设计表单。所有的控件属性都可以进行自定义，以满足用户设置不同字段要求。

 

4.8. 功能操作向导化✱

产品大量的功能操作应采用统一的向导制操作模式，以降低使用人员的学习成本，用户只需按系统要求一步一步操作，即可完成相应的功能操作。

 

4.9. 表单关联及数据穿透技术✱

产品应提供自定义表单与表单的数据穿透技术功能，来实现用户多表之间的数据关联、数据传递及逻辑关系判断。如人事档案管理系统是以单独人员个体为中心，辅之以多个表单来描述该个体的多项信息，如基本信息、教育经历等等，利用产品中提供的表单关联及数据穿透技术，即可实现以基本信息表为主表、其他信息表单与主表相互关联、数据相互穿透使用的管理要求。

 

4.10. 极简操作方式✱

产品应采用最新、最流行的云端系统实现及操作方式，普通操作人员几乎无须培训即可操作本系统，而较为复杂、专业的工作均交由系统管理员来完成。

 

4.11. 默认集成钉钉✱

产品需默认集成钉钉，通过与钉钉单点登录集成即可访问系统。同时档案系统消息可以直接在钉钉中显示，点击后直接进入档案系统进行处理。

 

4.12. 全新的屏幕响应式JS框架✱

应全新的VUE框架。一个框架、多种设备，数字档案馆系统服务能通过同一份代码快速、有效适配手机、平板、PC 设备。

 

4.13. 数据库高速引擎技术✱

产品应采用数据库读写分离、分库分表、高速索引等技术，实现单表亿级数据毫秒级查询，在硬件及网络条件允许的前提下，可以支撑百万级的流量、十万级的并发指标。

 

4.14. 高性能在线归档接口服务

档案系统应支持根据电子档案归档接入标准，依托云平台并行计算能力，统一在线归档接口，实现OA系统、会计核算系统、合同系统、报账系统、项目管理等系统的电子档案在线归档接入。

 

4.15. 可自定义的工作流引擎技术✱

产品应提供串行、并行、分支、合流的自定义工作流引擎，实现档案信息的接收、移交、利用、销毁等环节的工作流程审批，辅以多种方式的信息提醒，提高协同办公效率。

 

4.16. 动态水印

应支持动态水印技术，水印管理是系统管理员维护水印的模块，实现在查看电子文件、打印电子文件、下载电子文件时按照设置的水印来显示水印，可提供添加、删除、编辑、启用/禁用水印的功能。

 

4.17. 轻量级JS电子文件阅读器✱

采用JS技术实现的电子文件在线阅读器，使用户不必另行安装额外的电子文件阅读器插件，使用浏览器即可在线浏览多种格式的电子文件，包括PDF、JPG、DWG、MP3、MP4、OFD、WORD、EXCEL、PPT等多种常见格式。系统应支持国产文件格式OFD格式及设计软件AutoCAD文件如DWG格式的查询预览，不再受限于ｆｌａｓｈ技术的影响。

 

4.18. 高效初始化配置向导✱

系统应提供完善的系统初始化配置向导，以解决用户首次进入系统后的无从下手问题，可按步骤引导用户完成全宗定义、模块定义、分组定义、事件流定义等一系列初始化配置工作。

 

4.19. 多种的表单数据展现方式✱

系统可以提供多达五种以上的表单数据展现方式，以方便用户处理不同的数据类型，系统可提供列表式、卡片式、时间轴式、日历式、看板式、甘特图式、画廊式等多种数据展现方式。

 

4.20. 在线OCR及自动提取功能✱

产品应提供内嵌的OCR组件，可以在用户上传PDF图像文件的过程中即可将内容识别提取出来，并自动填充到表单指定字段中，底层的学习技术可以让系统自动提取的效果越来越好。同时将识别后的内容显示出来，方便用户进行复制操作，方便档案人员录入条目信息。

 

4.21. 升级包快速升级技术✱

产品应提供定期下载升级包功能，且所有升级包的升级运行均与windows相似，只需点击运行即可完成产品升级；且不得受任何个性化定制开发的影响，也即要求所有的个性化开发均应于应用绑定，不得与平台绑定。

 

4.22. 真正的多全宗管理✱

传统的多全宗管理，只是实现了在系统中管理多个全宗下数据的功能，而第三代档案管理系统应实现应用、模块、数据、用户管理等完全与全宗绑定，允许用户登录不同全宗，将展现不同的应用系统、不同的数据并受不同的权限控制。

并实现产品集团化部署时总部用户与下属单位用户登录系统后呈现不同应用及数据，来确保整个体系内档案管理既统一又保持个性的需求。

 

4.23. 监控机器人✱

产品应提供全方位的操作监控记录，24小时监控所有操作人员的操作行为并记录所有的操作动作。如修改字段的记录、修改配置的记录、修改流程审批的记录、增加或删除数据的记录、阅读数据或原文的记录等等，来确保档案系统的数据安全。

 

4.24. 创建自己的模块或聊天群✱

产品应在操作页面，允许任何用户来创建自己的分组（模块），并创建该分组下的表单，同时允许创建人邀请任何系统内的用户加入本分组，来进行一些临时性、突发情况下的文件及审批管理工作，并能同时提供基于分组及表单数据的聊天功能，来实现安全的交流与沟通功能。

 

5. 库房管理系统功能要求
档案库房智能管理平台需为B/S架构，应具备实体档案管理、档案智能化存储设备管控、档案库房环境监控、档案馆藏监控等子系统， 做到实体档案的收集、管理、统计、借阅利用等功能，同时可通过控制档案库房环境监控设备、智能档案存储设备、实体档案管理设备、档案库房安全防范设备及档案库房引导设备保障档案长期保存安全及利用安全。

 

5.1. 首页功能✱

首页应展示库房环境数据，包含温湿度、TVOC、CO2、甲醛、PM2.5等空气质量数据，应可以做到环境数据曲线展示；须具有档案馆藏监控，展示内容不限于库房容量和馆藏统计。

 

5.2. 实体档案管理子系统✱

实体档案管理子系统，须支持档案配置，具备档案分类、档案著录项、元数据的灵活定制等操作；须支持档案管理功能，平台系统应具备档案信息著录、盒号管理、档案借阅、档案盘点、自动出入库登记等操作，应通过集成RFID设备，技术实现档案信息、盒号管理、档案借阅、档案盘点、档案检索、出入库记录等。

 

5.3. 档案智能化存储设备管控子系统✱

应具备档案库房管理定制化功能，根据库

 

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3、城建“一张图”数字档案馆系统

 

城建“一张图”数字档案馆系统以《全国档案事业发展“十二五”规划》、《城建信息化“十二五”规划》为指导，结合省级、市级、区县级城建业务特点，充分利用数字城市基础地理框架数据，整合城建档案馆核心业务数据库、历史档案成果，构建城建“一张图”数字档案馆系统、综合信息门户、对外发布服务等子系统，实现数字档案全业务、全流程网上运行和管理，形成公开、公平、透明、高效、规范化的数字城建档案管理新模式。

 

 

◆六大价值体现

1、城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源

☆ 城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案，是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀；
☆ 建立城市建设档案数字信息库，可以实现城建档案收集、管理、利用的电子化，从而实现城建档案信息的广泛共享，极大地提高城建档案服务城市建设的能力和效率。以城建档案电子信息库的建立和运作来带动其它基础性数据库的建立，从而形成全国性的建设信息服务网络，这就是我国城市建设信息化的网络基础。所以，城建档案信息不仅是城市建设可持续发展的重要资源，而且是优势资源，是战略资源。

2、外部审计
☆ 改善审计查阅途径，支持并发、海量数据调阅；
☆ 审计工作效率提升、工作方式重大转变；
☆ 有效保护纸质资料完整、安全，释放人员管理精力。

3、凭证中心
☆ 为党政机关及司法部门依法执行公务提供相关城建档案；
☆ 为勘察、设计、施工、监理等单位提供查询本单位勘察、设计、施工、监理等工程项目档案材料；
☆ 为律师事务所提供因诉讼所需要的相关城建档案证据；
☆ 为建设单位提供建设项目周边或者沿线建筑物、构筑物、城市基础设施、城市地下管线未开放的城建档案；
☆ 为物业管理公司提供因工作需要查询所管理的小区的项目档案；
☆ 运用电子文件时间戳，保障电子数据法律效力。

4、知识中心
☆ 城建档案作为城市勘探、城市建设情况的历史记载，是城市建设合理规划利用的重要记录。

 
5、单位文化
☆ 通过大量历史文件、照片、视频在线展示单位发展历程，宣传单位文化；
☆ 增强工作人员荣誉感和责任感，营造良好工作氛围；
☆ 档案材料具有原始性和真实性，是单位发展的沉淀史和无形资产。

6、社会形象
☆ 秉承“服务公众、服务民生”的理念，在开放鉴定的基础上，开放城建档案查阅，为社会提供公共服务；
☆ 推进政府信息公开，提高政府公信力，服务和谐社会建设。
☆ 城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案，是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀；